Privacy Statement van Tripels Advocaten, mr. R. Mahovic en mw. mr. Y.C.J. Schmeets

1. Algemeen

Wij respecteren uw persoonsgegevens en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen, vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens wij verwerken.

2. Verwerkingsverantwoordelijken

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken als bedoeld in art. 26 AVG zijn:

  1. Mr. G.J.J.A. van Zeijl h.o.d.n. Tripels Advocaten;
  2. Mr. R. Mahovic, en
  3. Mw. mr. Y.C.J. Schmeets.

De verwerkingsverantwoordelijken zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de AVG, met inachtneming van het volgende.

Mr. Van Zeijl (Tripels Advocaten) is verantwoordelijk voor verwerkingen die door of in zijn opdracht worden verricht door hemzelf c.q. zijn personeelsleden.

Mrs. Mahovic en Schmeets zijn, ieder voor zich, verantwoordelijk voor verwerkingen die door of in hun opdracht worden verricht door henzelf c.q. personeelsleden van Tripels Advocaten.

3. Doel verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor het aanmaken van een dossier, het kunnen corresponderen en declareren, het uitvoeren van de overeenkomst van opdracht, inclusief het voeren van gerechtelijke procedures, juridische advisering en doorverwijzing, het signaleren van mogelijk tegenstrijdige belangen, het innen van de declaraties en het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen.

Daarnaast kunnen wij de contactgegevens van (potentiële) cliënten en relaties opnemen in een lijst met genodigden ten behoeve lezingen en andere activiteiten zoals borrels en jubilea die ons kantoor periodiek (in beginsel tweemaal per jaar) organiseert ten behoeve van (potentiële) cliënten en relaties.

4. Welke persoonsgegevens worden er verwerkt?

Wij verwerken de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens: naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de betrokkene, alsmede een door ons boekhoudprogramma toegekend relatie-/debiteurnummer, gegevens van de eventuele rechtsbijstandsverzekering indien van toepassing, gegevens met het oog op de behandeling de zaak of de beslechting van het geschil, waaronder voorzover relevant gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen.

In gevallen waarin (mogelijk) een toevoeging zal worden aangevraagd op grond van de WRB, worden tevens de leefsituatie van de cliënt, het BSN-nummer van de cliënt en van diens eventuele echtgenoot, geregistreerde of samenwonende partner, alsmede het geslacht, de naam en geboortedatum van die echtgenoot of partner verwerkt, aangezien deze gegevens bij de toevoegingsaanvraag moeten worden verstrekt.

In WWFT-dossiers wordt tevens een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de cliënt gemaakt en bewaard.

Voornoemde persoonsgegevens zijn of worden door u als betrokkene op eigen initiatief verstrekt, of in het kader van de dienstverlening verkregen, door derde partijen (waaronder wederpartijen) aan ons kenbaar gemaakt, of worden aan openbare bronnen ontleend.

5. Grondslag verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:

  • - wettelijke verplichting;
  • - uitvoering van een overeenkomst;
  • - verkregen toestemming van betrokkene(n);
  •  - gerechtvaardigd belang.

6. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van ons, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals de Raad voor Rechtsbijstand, een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van ons uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door ons ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.   

7. Beveiliging persoonsgegevens

Wij hechten grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval wij gebruik maken van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zullen wij in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

8. Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren persoonsgegevens die worden verwerkt, niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

9. Privacyrechten van betrokkenen

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij wij aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

De betrokkene wiens gegevens worden verwerkt, kan zich voor het uitoefenen van zijn hiervoor omschreven rechten wenden tot mr. Mahovic indien het een cliënt betreft die door hem wordt bijgestaan of een dossier dat bij hem in behandeling is, tot mr. Schmeets indien het een cliënt betreft die door haar wordt bijgestaan of een dossier dat bij haar in behandeling is, en in alle overige gevallen tot Tripels Advocaten.

Uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, kunt u aan de betreffende verwerkingsverantwoordelijke richten via de navolgende contactgegevens:

Tripels Advocaten - t.a.v. mr. G.J.J.A. van Zeijl (respectievelijk mr. R. Mahovic of mw. mr. Y.C.J. Schmeets) - Postbus 1960 - 6201 BZ  MAASTRICHT.

Tel. 043 – 326 0606 - Fax: 043 – 325 22 55 - E-mail: vanzeijl@tripels.nl, r.mahovic@tripels.nl, schmeets@tripels.nl.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Wij nemen alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

10. Gebruik social media

Op onze website www.tripels.nl zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Wij houden geen toezicht op- en zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

11. Statistieken en cookies

Onze website maakt geen gebruik van cookies of software die gebruikersstatistieken bijhoudt.

12. Vragen & contact

Ons kantoor heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming als bedoeld in de AVG. Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacy statement kunt u contact opnemen met mr. G.J.J.A. van Zeijl via bovenvermelde contactgegevens.

13. Sollicitaties

Ten aanzien van personen die een sollicitatie aan ons kantoor sturen, geldt in aanvulling en deels in afwijking op al het bovenstaande het volgende.

Wij verwerken van betrokkene de navolgende persoonsgegevens: naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, nationaliteit en geboorteplaats, bankrekeningnummer (indien te vergoeden onkosten zijn gemaakt), gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages; gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan, gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan, andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn, en andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

Bovengenoemde gegevens worden verwerkt voor de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen, de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten, de interne controle en de bedrijfsbeveiliging, de uitvoering of toepassing van een andere wet. De wettelijke grondslagen voor deze verwerking zijn noodzaak om op verzoek van betrokkene voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst maatregelen te nemen, behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (beoogde werkgever), toestemming (indien gegevens langer dan vier weken na einde sollicitatieprocedure worden bewaard).

De genoemde persoonsgegevens worden bewaard tot vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij de persoonsgegevens met toestemming van de betrokkene gedurende ten hoogste vijf jaren na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard. Op eerste verzoek van betrokkene zullen de gegevens echter steeds worden verwijderd. 

14. Aanpassing privacy statement

Wij hebben het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website van ons kantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website.

15. Slotopmerkingen

Dit privacy statement is op 24 augustus 2018 vastgesteld. Op dit privacy statement is Nederlands recht van toepassing.